Как правильно управлять временем: 7 простых способов успевать все или почти все

Часто мы не знаем, за что взяться в первую очередь. Дедлайны на работе, домашние дела и непредвиденные ситуации давят на нас своим огромным грузом! Мы выбиваемся из последних сил, но не сдвигаемся с мертвой точки.

На самом деле, очень легко сделать так, чтобы в вашей жизни было меньше дней, прожитых на автомате. Настала пора освободить время для себя и своих отложенных в долгий ящик замыслов. Как успевать многое и достигать новых высот, читайте в этой статье.

 

Каждой вещи — свое место

Вы тянетесь за карандашом и опрокидываете кофе. Он пачкает текущие дела,  бумаги полугодовой давности и пару-тройку семейных фотографий, которые почему-то лежат на вашем отчете. Кажется, вам давно пора заняться уборкой своего рабочего места!

Советы

Наведите порядок на своем столе, в почтовом ящике, списке задач и везде, где порядок необходим для эффективной работы.

 

Даже отсутствие плана — тоже план

Элайджа Вуд

Бывали ли вы в ситуации, когда ваш день итак расписан по минутам, а коллеги, начальник, друзья или даже ваша вторая половинка подкидывает вам еще задач?

Избежать непредвиденных форс-мажоров поможет эффективное планирование своего времени.

 

Написание плана займет всего 10 минут. Однако продуманный распорядок поможет понять, чего вы хотите добиться за день и сколько времени вам понадобится на выполнение определенной задачи. Утром или вечером, на бумаге или онлайн — составьте список дел так, как вам будет комфортнее.

Советы

• Не заморачивайтесь, но будьте подробны в своем планировании. Запишите в распорядок даже время на отдых — это поможет вам избежать ощущения потраченного времени и убережет от  постоянной спешки.
• Составляя план, помните о ваших жизненных целях. Оставляйте время на самое важное для вас.
• Не расписывайте каждую минуту. Это очень быстро надоест, и тогда планирование станет частью рабочей рутины. А у вас ведь и без того ее достаточно.
• Используйте вечер пятницы, чтобы встретиться с друзьями или коллегами. Оцените вместе в непринужденной обстановке работу друг друга за прошедшую неделю.

Стоит разок умереть, и приоритеты тут же меняются

Капитан Джек Воробей

Вы составили список дел, что теперь? Вы молодец, но главное — не следовать плану хаотично, а  посмотреть, какие из дел для вас важнее.

Советы

• Ранжируйте свой список дел в соответствии с их значимостью для вас. Просто проставьте рядом с пунктом дела цифры 1,2,3 и так далее. Теперь вы видите, какой примерно должен быть порядок для их выполнения и не потеряетесь в хаосе задач.
• Попробуйте объединить дела в вашем списке в разные группы по определенному признаку. Например, по территориальному, если вы работаете на выезд, или по временному, если вы сотрудничаете с большим количеством людей. Это значительно сэкономит вам время.
• Подумайте, что из своих планов на день вы можете перепоручить кому-то другому. Почему бы, например, не попросить кого-то из семьи зайти в магазин, если у вас на это вряд ли хватит времени?

 

Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и многозадачность

Дэйв Креншоу, «К чему приводит многозадачность»

Из-за многозадачности вы можете чувствовать усталость даже в начале рабочего дня. Решение нескольких задач сразу заставляет чаще испытывать стресс. Вы становитесь менее эффективными.

Может пора перестать изображать из себя супергероя: пытаться варить кофе и проводить skype-конференцию одновременно?

Советы

• Выделяйте всего 2-3 приоритетные задачи в день, этого достаточно. Поверьте, редко кто-то успевает выполнить больше.
• Старайтесь придерживаться своего рабочего ритма, но и не забывайте отдыхать. Подумайте, сколько времени вам требуется, чтобы сосредоточиться на одном деле и сколько вам нужно затрачивать на перерывы.
• Устраивайте себе большой обеденный «брейк». На котором вы сможете без спешки поесть и пообщаться с коллегами в неформальной обстановке. Это взбодрит вас и поможет эффективнее работать весь оставшийся день.
• Во время работы над каким-то проектом, постарайтесь не отвлекаться на внешние возбудители. Проверить инстаграм, налить себе чай, поздравить коллегу с днем рождения вы сможете во время перерыва, который сами себе уже запланировали :).

Если вам хочется узнать, как еще больше повысить свое КПД на рабочем месте, почитайте нашу статью с ценными советами о личной эффективности — 8 советов, проверенных временем.

 

Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня

Дела копятся не от того, что вы плохой работник. Просто если каждый день вы думаете о новом проекте «потом сделаю», не удивляйтесь если обнаружите в конце месяца кипу бумаг с отложенными делами.

Советы

• Самое важное — подумайте, почему некоторые дела вы даже не стремитесь завершить? Скорее всего, они не так уж и важны для вас. Тогда просто забудьте о них и продолжайте двигаться вперед.
• Перестав откладывать на потом, вы увидите, как много освободилось времени. Подумайте, как вы сможете провести его с наибольшей пользой для себя?  Используйте его эффективно, ведь теперь вы знаете почти все о том, как планировать свое время.

 

Я только посмотрю это видео с котиками, и снова вернусь к делам…

Прокрастинация — склонность  постоянно откладывать срочные и важные дела, занимаясь вместо этого интересным, но бесполезным делом. Иногда она застает нас на работе. Чтобы стать успешным и эффективным сотрудником, вам придется с ней побороться. Итак,

Советы

• Если вы не можете приняться за дело из-за того, что задача кажется слишком сложной, не стесняйтесь задавать вопросы коллегам и начальству. Большинство людей любят давать советы.
• Попробуйте устанавливать дедлайны. Так вам будет легче понять, сколько у вас осталось времени на выполнение проекта или задачи.
• Делите большую цель на «ломтики” и даже «кусочки». Решить простую задачу  намного легче, чем сложную и объемную. Решая понемногу куски большой громоздкой задачи, вы постепенно ее выполните.

 

Привел себя в порядок — и сразу же приведи в порядок свою планету

Антуан де Сент-Экзюпери, «Маленький принц»

Попробуйте быть организованным постоянно. Сначала вам покажется это тяжелым испытанием, но затем вы поймете, насколько планирование может упростить вам жизнь.

Советы

Уборка на рабочем месте, планирование и концентрация внимания на одном деле должны стать вашими хорошими привычками. Превратите это в приятный ежедневный ритуал, и тогда вы сможете избежать нервных срывов и «запары» на работе.

Другие советы по управлению своими делами вы можете найти здесь

Дэвид Аллен “Как привести дела в порядок”

Дэйв Креншоу “Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все”

Нейл Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом”

Питер Брегман «18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела» 

Яна Франк “Муза и чудовище. Как организовать творческий труд”

Понравилось? Поделись с друзьями — им тоже будет интересно узнать, как управлять своим временем!

 

Вам также может быть интересно

1. Семь практических советов с чего начать самообразование

2. 15 Лучших TED видеолекций для успешных женщин 

3. Как стать визажистом с нуля? 7 легких советов с чего начать и куда пойти учиться