В статье расскажем:
Коучи Саша Чехова и Яна Мытник поделились рабочими техниками тайм-менеджмента, а психолог Алла Корсак рассказала, что забирает наше время и что с этим делать.
Как управлять временем: 5 простых методов
Почему важно планировать?
«Когда вы планируете, мозг не тратит энергию на расставление приоритетов вместо того, чтобы по порядку выполнять задачи. Со временем он привыкает планировать и работает гораздо эффективнее»
«Планирование даёт реалистичное представление о том, сколько часов у тебя в сутках, сколько тебе нужно на каждое дело»
А может быть не планировать?
Да, вы не сможете сказать, что ничего не успели, если ничего не запланировали. Если у вас нет плана, успевать всё определённо не получится. Вы успеете лишь то, что важно для вас сейчас. Так забудется поход к стоматологу, пока сам зуб не разболится. А в горящих рабочих задачах потеряются важные стратегические, от которых зависит развитие вас и компании.
Даже при планировании не всё успевается.
Без плана много времени и энергии уходит в никуда: на вспоминание дел и дедлайнов, расставление приоритетов.
Мария учится на филологическом факультете университета, живёт отдельно от родителей и работает в свободное от учёбы время. Как успевать жить и работать? Маше и вам помогут техники тайм-менеджмента, которыми поделились наши эксперты.
Расскажем о сути каждой техники в картинках и покажем, как это работает на примере Маши.
5 рабочих техник тайм-менеджмента
Техника №1. 10-90
В чём суть: 10% дня вы тратите на его планирование, а 90% времени вы реализуете свои планы.
Пример: Маша просыпается в 6 утра и до 8:30, пока она едет на первую пару, у неё есть время вспомнить все семинары и лекции, домашки, выписать горящие дедлайны по работе и записаться на йогу, чтобы расплыться после всех дел в блаженной шавасане. А в оставшееся время она просто будет следовать плану.
Кстати, заметьте, Маша заранее запланировала отдых. Почему это важно, расскажем ниже.
Техника №2. Квадрат Декарта
В чём суть: распределите все дела на 4 квадрата
- важно, срочно
- важно, не срочно
- неважно, срочно
- неважно, несрочно
Расставьте все свои задачи по этим 4-м квадратам. Эта техника подходит и для долгосрочного планирования.
Техника №3. 1-3-5
В чем суть: Вы планируете на день одно крупное дело, три поменьше и пять совсем мелких. Это количество может меняться в зависимости от ваших задач.
Техника №4. Метод помидора
В чём суть: вы засекаете на таймере определенное время и целиком погружаетесь в одну задачу. Затем делаете короткий промежуток на отдых и переходите с таймером уже к другой задаче.
В классической технике отрезки времени — «помидоры» — длятся полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха.
Пример: Марии ужасно не хочется приступать к выполнению бытовых дел, но если она их не сделает, её комната покроется пылью, как Помпеи пеплом Везувия. Тогда Мария решает завести таймер на 20 минут, ведь 20 минут она совершенно точно сможет заниматься бытом, не отвлекаясь на что-то другое.
Техника №5. Гибкая техника
В чём суть: нужно выписать абсолютно все дела, которые нужно сделать, а рядом прописать время, которое требуется для каждого из дел. Прописать срок, к которому нужно закончить эти дела, и распределить их по своему свободному времени.
Сложность использования этой техники в том, что вы можете либо не знать, сколько времени вам потребуется для выполнения какого-то дела, либо вы можете ошибиться с определением количества этого времени.
Вооружившись этими техниками, вы сможете эффективно организовать своё время. Чтобы вы могли сберечь ещё больше времени для отдыха, саморазвития и общения с близкими, мы подготовили для вас список лайфхаков и полезных привычек, которые позволят вам оптимизировать трудозатраты.
Завели дневник для тайм-менеджмента, регулярно планируете свой день, но большинство задач всё так же стоят на месте? Просканируйте свой день — возможно, в ваших буднях слишком много пожирателей времени.
Они могут незаметно красть 3, 4, 5 часов от вашего дня, а вы только удивитесь: «Ого ,как быстро время идёт — было утро, а уже пора спать». Читайте далее о пожирателях времени и борьбе с ними.
Где найти время: 10 вещей, которые незаметно крадут время
Хронофаги? Что это? Это пожиратели времени — занятия, которые забирают у вас время, но не приносят отдыха или результата.
Прилегли с телефоном расслабиться в соцсетях, но встали с дивана через час ещё более уставшими, чем ложились? Это хронофаг похитил ваше драгоценное время.
Не путайте пожирателей времени с отдыхом
Главное их отличие: после настоящего отдыха вы чувствуете себя отдохнувшим. Хронофаг же оставляет ощущение бесполезно проведённого времени.
Ниже перечислим основные хронофаги и расскажем, как не позволить этим существам откусывать лакомые кусочки вашей жизни.
Пожиратель №1. Соцсети, YouTube и Telegram-каналы
Почему же они настолько притягательны? Создатели соцсетей не скрывают, что используют специальные механизмы и алгоритмы, заставляющие нас обновлять ленту. Но этому есть и биологическое объяснение.
«Всё дело в том, что соцсети заманивают нас в дофаминовую петлю: мозг заставляет нас обновлять ленту в поисках новой информации, потому что это приносит нам удовольствие»
Есть два эксперимента, объясняющие нашу зависимость от соцсетей:
Эксперимент №1
Крыс запустили в лабиринт, где на одном участке электричеством стимулировали дофаминовую систему, ответственную за удовольствие. Крысы не знали, в каком месте лабиринта они смогут получить свою электрическую дозу радости, поэтому тратили всё своё время на бег по лабиринту в поисках электрического разряда. Они перестали даже есть и размножаться.
Эксперимент №2
Обезьяну посадили в клетку с кнопкой, нажимая на которую, она получала сок. А иногда не получала. То есть, каждый раз, касаясь кнопки, животное не знало, будет ли дана ей награда. Учёные замерили активность её мозга и выяснили, что дофаминовая система обезьяны срабатывала одинаково, независимо от того, получала она сок или нет.
«У человека это работает точно так же. Мы в поисках социальных поглаживаний и лайков можем проводить много времени в соцсетях. Лучше выбирать продуктивность и воздействовать на дофаминовую систему физиологическими способами. Например, физическими упражнениями»
Как победить босса хронофагов, расскажем ниже.
Как бороться:
1) Не заходите в соцсети с утра, поскольку это активирует ваши дофаминовые петли и лишит вас креативности. Также не заглядывайте туда вечером перед сном. Если вы хотите выспаться, за час до сна лучше убрать подальше все гаджеты.
2) Определите количество времени, которое вам не жалко потратить на соцсети, и выберите время, когда вы уйдёте в омут соцсетей с головой, будете с удовольствием свайпать рилзы, лайкать комментарии друзей к вашему последнему посту и смеяться над новым безумным тик-током.
3) Вовремя остановитесь. В этом вам поможет специальное приложение, которое подскажет, что пора закругляться, либо таймер.
«Можно отключать уведомления из соцсетей на время важных проектов, а можно вообще удалить лишние приложения»
Пожиратель №2. Сериалы
«Относить или нет сериалы к хронофагам — вопрос спорный: казалось бы, мозг с ними не отдыхает, но в то же время это способ перезагрузиться, попасть в другие миры»
Ну признайтесь себе честно, неужели вы жалеете о времени, проведённом за просмотром сериала «Друзья»? А «Твин Пикс» и «Игру престолов» вообще стоит отправить инопланетянам как образцы нашей культуры.
Тем не менее, наши эксперты сошлись на том, что сериалы — это те ещё пожиратели времени, и предложили способы с ними бороться.
Способ №1. Так же, как с соцсетями, выберите время для просмотра сериала и ограничьте себя. Например, смотрите только одну серию в день.
Вот прямо сейчас возьмите и оставьте героя на самом интересном месте, а дальше пусть ждёт-дожидается завтрашнего дня. Зато у вас будет время пофантазировать, как же будут развиваться события.
Способ №2. Совместите два пожирателя времени и наслаждайтесь.
«Когда я перекусываю или готовлю себе еду, я смотрю сериалы. Либо когда убираюсь или делаю какие-то бытовые дела. Конечно, если вы любите погружаться в мир сериала, такой вариант вам не подойдёт»
Часто сериалы приятно совмещать с ручным трудом: вязанием, вышиванием, лепкой или штопкой.
Пожиратель №3. Бытовые дела
«Почему бытовые дела — это хронофаги? Когда вы их делаете, вы не отдыхаете, очень скоро результат исчезает. Бытовые дела никогда не заканчиваются, и на них никогда не бывает достаточно времени»
Как бороться: Так или иначе, нам приходится делать бытовые дела, поэтому можно совместить их с другими, более приятными хронофагами, вроде сериалов, а можно — с чем-то полезным, например, прослушиванием интересных подкастов.
Пожиратель №4. Неорганизованность и поиск нужного для работы
«Вы можете потерять от 1 минуты до 10, чтобы найти ключи, телефон или важные рабочие вещи, если у вас нет привычки их класть на одно и то же место»
Как бороться: Начните с организации пространства. Превратите свой дом в систему, где у каждой вещи будет свое место. Так вы не будете тратить время на поиски, а порядок в комнате приведет к такому же порядку в голове.
То же самое происходит, если у вас беспорядок в компьютере.
«Если вы фрилансер и работаете сразу в нескольких проектах, поиск нужных записей, ссылок на оплату, сообщений для клиентов может занимать очень много времени»
Как бороться:
- Создайте систему и на своём рабочем месте, и в компьютере. Это легко делается при помощи папок.
- Обязательно регулярно проводите ревизию, удаляйте лишнее.
- Оптимизируйте стартовые сообщения для общения с клиентами, создавайте шаблоны.
- Используйте сервисы в соцсетях: есть сервисы, которые отвечают клиентам на запрос о покупке продукта.
Пожиратель №5. Телефонные разговоры или общение в переписке
Наверняка у вас тоже есть знакомый или родственник, которому вечно скучно, и он хочет поболтать с кем-нибудь забавы ради. Этот человек не учитывает, что развлекать его не входит в ваши обязанности и вы можете быть заняты.
Наши эксперты поделились советами, как никого не обидеть и не потратить при этом много времени.
Попробуйте договариваться о созвоне.
«К сожалению, с возрастными людьми это не всегда работает. Они иногда нуждаются в моральной поддержке, но если вас прерывают в момент выполнения важной задачи, сбросьте звонок и перезвоните, когда будете свободны»
Если у вас уходит много времени на переписки с друзьями, то попробуйте перейти на звонки. Они занимают меньше времени.
«Можно выключить уведомления на телефоне во время работы, поставить режим «Не беспокоить» или просто поставить определённые чаты в этот режим»
А что скажет о пожирателях времени психология?
«Если человек много работает, и у него не остаётся свободного времени, то у меня как у психолога появляется вопрос: зачем человек загоняет себя, чего он избегает и почему не живёт свою жизнь?»
Алла назвала 5 главных психологических пожирателей нашего времени:
- Страхи, тревоги и самосаботаж. Вы будто делаете шаг вперёд и два шага назад из-за ощущения, что впереди опасно и непредсказуемо. В основе таких ощущений лежит базовое недоверие к миру. За ними могут скрываться переживания опасности в детском возрасте или уже во взрослой жизни.
- Сверхконтроль, избегание критики, ошибок и промахов из-за неуверенности в себе и собственных силах. Человек может поддаваться этому, если сталкивался с унижением и подавлением.
- Ощущение недостаточности, синдром самозванца, самокритика, когда ты постоянно ощущаешь себя «НЕДО…». Возникает, когда в детстве было много требований и критики и мало похвалы и поощрения.
- Помогаторство, спасательство. Когда тебе некогда заняться своей жизнью, потому что вы всем всегда должны. Возникает, если в детстве не была удовлетворена потребность в близости, любви, если одобрение принятие и любовь нужно было «заслуживать».
- Перфекционизм, идеализация по отношению к себе и миру. Возникает, когда ребенку запрещали желать и быть ответственным, а подростку — быть самостоятельным.
«Всё это забирает нашу энергию. Переживания никуда не деваются. Они подавляются, вытесняются, высасывают из нас энергию и поглощают время»
Если вы в чём-то узнаёте себя и понимаете, что вам не хватает времени не потому, что вы не умеете расставлять приоритеты, а потому, что вы тратите его на ненужные переживания, то есть смысл сначала сходить на терапию к психологу и навести порядок в душе, а потом уже во всем остальном.
Выберите хотя бы одну технику тайм-менеджмента, внедрите их в свою жизнь и постарайтесь отлавливать хронофагов, которые крадут ваше время. Сделайте планирование своим ритуалом — результат не заставит вас долго ждать. И вы начнёте удивляться: «Ого, раньше я ничего не успевал, а сейчас к полудню переделал все дела!».
Вам может подойти это обучение:
- 10 Лучших Тренингов Личностного Роста Онлайн
- Лучшие Курсы Обучения Agile Онлайн
- 10 Лучших Курсов Ораторского Мастерства в Санкт-Петербурге
- 10 Лучших Курсов по Бизнесу в Санкт-Петербурге от 1 500 Рублей
- Лучшее Обучение Онлайн, Чтобы Освоить Новую Профессию
Читайте также:
- Как Всё Успевать? 4 Простых Шага, Чтобы Успевать Жить, Работать, Учиться
- Как Правильно Управлять Временем? 7 Простых Способов Успевать Всё Или Почти Всё
- С Чего Начать Саморазвитие? 6 Эффективных Советов От Коучей И План, Как Начать Саморазвитие Личности И Не Забросить
- Как Ставить Цели и Быстро Достигать их? 3 Простых Инструкции по Достижению Целей + Лучшая Техника, Как Ставить Цели
- Что Такое Agile? 8 Экспертных Советов, Как Сделать Работу Команды Эффективнее С Помощью Техники Agile
Дата публикации:25.04.2023 @ 07:56
Екатерина Дадыкина
Катерина Дёмина
Мария Линева
Светлана Крывко
Анна Яковенко
Диана Гренивецкая
Марина Хмель
Надежда Федурина
Алиса Скопина
Альбина
Дарья Сибирякова
Полина Хафизова
Наталья Маньковская
