Что такое система Канбан? 4 Главных принципа системы Канбан + инструкция по внедрению системы Канбан

О системе Канбан мы поговорили с кандидатом экономических наук Олегом Качмашевым.

Что такое система управления Канбан и в чём её суть?

Понятие «канбан» образуется из двух японских слов: «kan» — видимый и «ban» — карточка, доска. Поэтому дословно «канбан» — это карточки на доске.

Давайте с вами перенесёмся на 60 лет назад. Именно тогда на заводах Toyota и появилась система Канбан. Японцы обнаружили, что карточки с задачами позволяют легко контролировать работу мастеров сборочных линий.

Итоги не заставили себя долго ждать. Листочки с информацией сделали производство точным как часы, и в 1960-х Toyota составила конкуренцию американским автопроизводителям на их же рынке.

Каким образом японские управленцы сократили расходы на сборку и сделали автомобили качественными и доступными? Всё дело в способе организации рабочего процесса.

Канбан позволяет визуализировать задачи и выстроить их в порядке выполнения. Упрощенно доска Канбана выглядит так:

Колонки — это этапы работы, карточки — конкретные задачи. Управленцы пишут карточки с заданиями, исполнители передвигают их по доске.

Метод работы может показаться вам излишне простым. Но не спешите делать выводы. Благодаря Канбан менеджеры находят недостатки в рабочих процессах и быстро исправляют их.

Сегодня Канбан относят к методологиям разработки семейства Agile, которые используются повсеместно: от IT-стартапов и микро-бизнесов до крупных коммерческих и государственных структур.

В Zara Канбан помогает производить одежду только в том объёме, который требуется. Spotify использует Канбан, чтобы не запутаться в организации команд. В Pixar применяют Канбан доску для того, чтобы «провести» первоначальную идею до анимационного продукта и придать форму творческим процессам.

Принципы системы Канбан

Философия Канбана была сформирована ещё в 1960-х. Ее положения — это не только создание досок и карточек с задачами. Давайте разберёмся с принципами системы Канбан, которые помогут вам не только в бизнесе, но и в повседневной жизни.

1. Специализация и визуализация этапов.

В основе принципа — идея дробления деятельности на части. В результате Канбан быстро поможет понять: на каком этапе находится продукт, кто занимается им в данный момент, и сколько стадий ему предстоит пройти.

Например, любой продукт IT-сферы проходит следующие этапы:

2. Ограничения по этапам.

В процессе работы вы сталкиваетесь с ограничениями. Бариста не может разливать кофе сразу в три чашки, если кофемашина рассчитана на две. Суть принципа в том, чтобы определить максимальное количество задач на одном этапе и не допускать перегрузки.

Например, у отдела маркетинга есть лимит на проведение исследований — изучать поведение не более трёх сегментов рынка. Завал маркетологов новыми запросами замедлит процесс и остановит движение задач по доске.

3. Фокус на потоке.

Принцип требует акцента на движении задач по доске. Канбан поможет следить, чтобы не было «узких мест» — остановок процесса. Вы сразу увидите, если один из этапов «просядет» и быстро исправите ситуацию.

4. Постоянное улучшение.

Остановиться на применении досок и карточек в компании — ещё не Канбан. Сфокусируйтесь на деталях процессов: может быть есть возможность автоматизировать закупки сырья или придумать новый метод оценки клиентов?

Преимущества и недостатки системы Канбан

Две трети случаев применения Канбана приходятся на IT-индустрию, но система актуальна и в производственных компаниях, строительстве, закупках и в управлении персоналом.

Ловите 2 лучших платформы, чтобы собрать эффективную команду для проектов любой сложности:

• InSales — платформа для создания интернет-магазинов, маркетплейсов, социальных сетей и мессенджеров.
• Моё дело — онлайн-сервис по бухгалтерии.

4 преимущества системы Канбан:

1. Гибкость.

Система Канбан подойдёт и для найма персонала, и для промышленного предприятия. Вы сможете легко внедрить Канбан в любое производство и даже выстроить с помощью системы свой распорядок дня.

2. Согласованность.

Канбан не позволяет принимать спорных решений. Система создает сотрудникам условия, в которых нет неопределенности. Разработчик всегда знает, что кодить. С системой Канбан, ему не нужно задумываться, какие задачи выполнять здесь и сейчас.

3. Быстрота.

Канбан — это система, которая хочет сделать каждый этап процесса максимально полезным: последовательность задач создается так, чтобы ни один этап не оставался без действия.

Тянуть соискателей на вакантное место в компании по одному куда дольше, чем заняться параллельным отбором. Так вы сократите время создания продукта.

4. Наглядность и прозрачность.

Доска Канбан — чёткая картина того, чем занимается компания. Канбан облегчает жизнь всем: и новичкам, и управленцам. Доска и карточки показывают что, кем и в какой очередности производится.

Новичкам в компании, которая работает по системе Канбан, проще адаптироваться. Они сразу понимают какое место занимают в общем процессе и с кем взаимодействовать в ходе выполнения задач.

2 недостатка системы Канбан:

1. Требует постоянного обновления.

Канбан не работает, если информация неактуальна. Выполненная задача обязательно получает новый статус и передвигается в следующий этап на доске.

2. Коммуникация.

Подробное описание задач в карточке не предполагает дополнительного канала связи с руководством. Если задача прописана недостаточно точно, исполнитель не поймёт, как её выполнить. Это замедлит процесс или испортит конечный продукт.

Чтобы не допустить такой ошибки, отнеситесь серьёзно к заполнению карточки с заданием. Визуализируйте, стройте алгоритм и консультируйтесь с ответственными за этап.

Организация и внедрение системы Канбан

Если вы решили попробовать организовать доску Канбан в бизнесе или для собственных задач, следуйте плану:

1. Составьте схему рабочего процесса.

Постарайтесь сделать разбивку по этапам детальной. Не упускайте даже незначительные на первый взгляд стадии. В большинстве случаев в «узких местах» — этапах с ограничениями — скрываются главные проблемы компании.

2. Внесите лимиты.

Ограничьте каждый этап количеством задач, которые могут находиться в разработке одновременно без создания конфликтов. Их число зависит от сложности этапа и количества исполнителей. Баланс часто находится методом проб и ошибок.

3. Наладьте порядок внутри этапов.

Определитесь с приоритетностью задач внутри одного этапа. Первыми можно решать задачи с самыми короткими дедлайнами или выполнять проекты для ценных заказчиков. А напоследок оставляйте задачи, которые не требуют срочности.

4. Контролируйте.

Для анализа эффективности лучше всего подобрать метрики, которые отвечают требованиям вашего бизнеса. Но не забудьте про базовые показатели: время прохождения задачи по доске и пропускная способность этапов (сколько задач могут пройти этап за единицу времени).

5. Обновляйте.

Следуйте четвертому принципу Канбана и всегда улучшайте показатели процессов.

Чтобы Канбан работал безотказно, помимо отладки этапов на доске компании, уделите внимание карточкам с задачами. Они должны быть информативными и интуитивно понятными.

Мы подготовили для вас 3 правила организации системы карточек:

Количество времени, которое необходимо для выполнения задачи, зависит от специфики работы.

Например, Agile-коуч Макс Рекопф считает оптимальным для выполнения задачи — один рабочий день или 6-8 часов.

Канбан методология доказала свою эффективность на предприятиях разного профиля: от маркетинга и HR, до строительства, IT и сервисных служб.

Чтобы система работала, важно соблюдать все принципы методологии. Правильной организации инструментов семейства Agile и Канбан учат на курсах.

Программы обычно состоят из 5 и более занятий. Стоимость курсов Agile варьируется от 2 000 рублей за индивидуальный курс и от 50 000 за обучение гибкому управлению целого коллектива.

Выбирайте школу или преподавателя, в программу которых включены реальные кейсы. Обратите внимание на дату создания курса: методы управления развиваются из года в год.

Обучение Канбан и Agile доступно в офлайн и онлайн форматах. Дистанционное обучение ничем не хуже традиционного, если исправно работает канал обратной связи с преподавателем.

По итогам курса вы научитесь проводить аудит рабочих процессов компании, сможете внедрить Канбан и собрать команду, способную работать по такой модели.

Система Канбан — это современный, эффективный и интересный способ организации работы. Его универсальность доказали крупные производители — адепты бережливого производства и мелкие фирмы, которым удалось построить бизнес с применением доски и карточек. Теперь Канбан стал решением, которое доступно и вам.

Канбан — методология Agile, в основе которого лежит принцип дробления деятельности на части.

Чек-лист «Приложения для Канбан»

Мы подготовили для вас чек-лист с приложениями, которые помогут внедрить систему Канбан.

Вам может подойти это обучение:

1. Лучшие Курсы Обучения Agile
2. 10 Лучших Онлайн-Курсов по Бизнесу и Построению Работы в Команде
3. 10 Лучших Онлайн-Тренингов Личностного Роста от 1 500 Рублей
4. Лучшие Онлайн-Курсы Повышения Квалификации
5. 10 Лучших Курсов по Бизнесу в Санкт-Петербурге от 1 900 Рублей
6. Лучшие Онлайн-Курсы Обучения Бухгалтеров

Читайте также:

1. Что Такое Agile? 8 Экспертных Советов, Как Сделать Работу Команды Эффективнее с Помощью Техники Agile
2. Что Такое Цели по SMART? 6 Эффективных Способов, Как Ставить Цели и Достигать Их
3. Как Создать Сайт Самому? 7 Рабочих Правил и Пошаговый План, Которые Помогут Создать Качественный Сайт
4. Что Такое Scrum? 11 Важных Принципов, Как Грамотно Управлять Проектами и Командой с Помощью Метода Scrum
5. Как Стать Блогером? 28 Эффективных Советов от Известных Блогеров, Которые Помогут Стать Блогером в Instagram и на YouTube

Дата публикации:25.02.2022 @ 13:00